Atualmente, a sociedade se encontra cada vez mais conectada ao mundo digital, fazendo com que os usuários busquem desburocratizar determinados procedimentos. O arquivamento de documentos digitalizados é um exemplo do que há tempos deixou de ser um diferencial, para ocupar uma posição de necessidade.
A utilização dos recursos de digitalização de documentos físicos encontra como maior desafio o atendimento aos pressupostos legais para que as versões digitalizadas sejam consideradas válidas, da mesma forma que os documentos físicos.
Na busca de estabelecer técnicas e requisitos próprios para a digitalização de documentos, foi promulgado o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e no art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012 (Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos). Com a referida regulamentação, procura-se fazer com que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos físicos.
O novo Decreto se aplica às digitalizações de documentos físicos, destacadas as seguintes especificações:
– Produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolvidas em relações com particulares;
– Por pessoas jurídicas de direito privado; e
– Por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno e pessoas jurídicas de direito privado, bem como outras pessoas naturais.
A regulamentação descarta a aplicabilidade destes procedimentos em documentos originalmente digitais, bem como aos que se referem às operações e transações do sistema financeiro nacional, relativos a microfilme, audiovisuais, identificação e de porte obrigatório.
Importante: Para comprovação de qualquer ato frente a pessoa jurídica de direito público interno, a documentação digitalizada deverá ser assinada digitalmente – Certificação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) – de forma que possa garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, em conformidade com os padrões técnicos previstos nos anexos do referido Decreto.
Basicamente, a proposta do novo Decreto é assegurar a integridade e confiabilidade do documento digitalizado, facilitando a automatização de processos e gerando benefícios financeiros, uma vez que as empresas poderão otimizar gastos com infraestrutura física, bem como realocar colaboradores para outras atividades.
Outro aspecto importante diz respeito aos documentos relativos a relações entre particulares. Neste caso, é facultado às partes acordar quanto à escolha do meio de comprovação da autoria e da integridade do documento e, se necessário, da sua confidencialidade. Inexistindo acordo prévio, estes aspectos sujeitam-se às mesmas normas da pessoa jurídica de direito público interno.
Ainda segundo o mesmo Decreto, após realizada a digitalização de acordo com as diretrizes previstas, o documento físico poderá ser descartado, salvo aquele caracterizado com valor histórico (artigo 9º).
Mesmo diante de um necessário período de amadurecimento dos agentes e processos, tem-se que a introdução das novas diretrizes envolvendo a validade dos documentos digitalizados produzirá um significativo benefício à sociedade, oportunizando maior celeridade e redução de custos.
Confira na íntegra a redação do Decreto nº 10.278, de 18 de março 2020: http://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105
Escrito por Pedro Roberto Schvartz
